In allen Team- und Organisationsentwicklungsprozessen, die wir begleiten, stellt sich die Frage nach Beteiligung. Dabei ist die Einbindung der Mitarbeitenden in die Veränderung und Entwicklung der Strategie, Organisation etc. gemeint. Insbesondere in Organisationen, die bisher in klassischen Strukturen arbeiten, ist das eine wichtige Frage, denn hier ist man es eher gewohnt, dass die Führung eine Entscheidung „im stillen Kämmerlein trifft“ und die Mitarbeitenden hierüber informiert, die dann in Gehorsam diese Entscheidung umsetzen. Doch diese Vorgehensweise ist heute in den meisten Organisationen nicht mehr tragbar, denn die Mitarbeitenden wollen an den Veränderungen und Entwicklungen, die sie, ihr Arbeitsumfeld und ihre Arbeitsweisen betreffen, beteiligt werden und sie mitgestalten.
Das ist absolut zu begrüßen, denn wer, wenn nicht der Mitarbeitende selbst, ist Experte für seinen Job? Doch wie kann (insbesondere in größeren Organisationseinheiten, die klassisch in einer Linienorganisation organisiert sind) eine Beteiligung ermöglicht werden, ohne dass das Verfahren zu komplex und zu langwierig wird und gar am Ende nicht zu einer Lösung führt? Denn das ist oft die Sorge der Führung, dass bei Beteiligung der Mitarbeitenden an wichtigen Prozessen und Entscheidungen gar keine Lösung gefunden oder die gefundene Lösung nicht nachhaltig umgesetzt wird. Doch das ist in der Praxis genau der Mehrwert der Beteiligung: Die Akzeptanz und Nachhaltigkeit sind deutlich größer, im Vergleich zu Entscheidungen, die lediglich verkündet werden.
Bewiesen haben sich folgende Instrumente und Verfahren, um Beteiligung in Veränderungs- und Entwicklungsprozessen strukturiert und zielgerichtet zu ermöglichen:
Kick-Off Veranstaltung: Alle betroffenen Mitarbeitenden nehmen teil. Es werden die Gründe für den Prozess, die Ziele und die Vorgehensweise erläutert. Seien Sie hier transparent. Zeigen Sie von Anfang an auf, an welchen Stellen Beteiligung und Mitwirkung in welcher Form möglich ist. Form, Rahmen und Erwartungen sollten von Anfang an klar sein.
Status-Meetings: In regelmäßigen Status-Meetings (z.B. einmal im Monat) informieren Sie persönlich oder telefonisch über den aktuellen Stand des Projektes. Was ist bisher gelaufen, wo stehen Sie gerade, was ist der nächste Schritt, wo sind ggf. Anpassungen notwendig und warum? Hier können Sie auch über Zwischen- oder Teilergebnisse informieren und besondere Erkenntnisse teilen. Je nach Gruppengröße können diese Status-Meetings auch als Retrospektiven analog zum Agilen System gestaltet werden.
Arbeitspakete/-gruppen: In den meisten Prozessen werden nach einem gemeinsamen Projektstart und ersten gemeinsamen Schritten Arbeitspakete bzw. Arbeitsgruppen für bestimmte Themen gebildet. Hier können und sollten Mitarbeitende auch aktiv mitarbeiten und ihr Know-how und ihre Perspektive einbringen. Hier besteht auch die Möglichkeit, Mitarbeitende aus anderen Teams zu beteiligten, um weitere Perspektiven einzubinden. In diesen Arbeitspaketen bestünde auch die Möglichkeit, neue Formen der Zusammenarbeit auszuprobieren, z.B. als selbstorganisiertes Team zu arbeiten. Auch können Formate wie Retrospektiven aus dem agilen System ausprobiert und die Erfahrungswerte ins gesamte Projekt eingebunden werden.
Marktplätze/Barcamps: In Marktplätzen in Form von sogenannten Barcamps können sich die Mitarbeitende über den Stand der Dinge im Gesamtprojekt sowie den verschiedenen Arbeitspaketen informieren und auch noch einmal Rückmeldungen und Input zu den Arbeitspaketen geben, an denen sie selbst nicht aktiv mitarbeiten. Ob und in welcher Form diese Rückmeldung durch die Arbeitspakete dann berücksichtigt wird, ist Entscheidung der Arbeitsgruppe, aber zumindest sollte hier offen und wertschätzend zugehört werden.
Führung: Ansprechbare Führungskräfte sind der Klebstoff in jedem Prozess, wenn sie ein offenes Ohr für Fragen, Sorgen, Bedenken, Ängste und wichtige Ergänzungen und Informationen haben. Das Angebot, die Führungskraft immer wieder ansprechen zu können, sollte im Laufe des Projektes regelmäßig explizit formuliert und wiederholt werden.
Darüber hinaus gibt es selbstverständlich noch viele weitere Möglichkeiten, Mitarbeitende in Veränderungs- und Entwicklungsprozesse einzubinden. Welche Formen für Sie die stimmigsten sind, hängt sicherlich auch von Ihrer Organisation, Ihrer Kultur und dem geplanten Projekt ab. Daher ist es immer zielführend, sich hierzu im Vorfeld intensiv Gedanken zu machen und auch die Mitarbeitenden nach Ihren Wünschen und Vorstellungen zu fragen. Fürden nachhaltigen Erfolg ist eine Zusammenarbeit und authentische Beteiligung immer essenziell.
Nutzen Sie also die Ressourcen Ihres Teams und gestalten Sie gemeinsam Ihre Zukunft!
