Kommunikation für erfolgreiche agile Zusammenarbeit

Agilität erleichtert Unternehmen mit Krisen, Ungewissheit & Komplexität umzugehen

Agilität ist mittlerweile so gut wie jedem ein Begriff und findet längst große Verbreitung in der Unternehmens- und Mitarbeiterführung sowie im Projektmanagement, auch außerhalb seines Ursprungs in der Software-Entwicklung. Damit Organisationen befähigt sind, sowohl flexibel als auch proaktiv und schnell zu agieren, Entwicklungen im unternehmerischen Umfeld zu antizipieren und diese initiativ zu nutzen, bedarf es jedoch mehr als der Anwendung eines agilen Methodensets. Die letzten Monate stellten für viele eine Art „Proof-of-Concept“ dar, denn nur wenn Agilität als Gesamtkonzept aus Haltung, Werten und Abläufen auch wirklich gelebt wird, entfaltet sich die volle Innovationskraft, die es braucht, um schnell aus der Krise zu kommen und auch weiterhin gut mit der Ungewissheit der Zukunft zurechtzukommen. Flexibel handeln mussten in den letzten Monaten aber auch traditionelle Unternehmen, die sich bislang noch nicht oder nur partiell mit Agilität befasst haben, als sie gezwungen waren bestehende Strukturen umzustellen und ihren Mitarbeiten mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Viele durften erleben, wie der Wegfall enger Anleitung und Kontrollmöglichkeiten durch die Vorgesetzten ungeahnte Eigeninitiative und Kreativität bei den Mitarbeitern geweckt hat. Fehlte zuvor noch häufig das Vertrauen beim Thema Vertrauensarbeitszeit, so haben mittlerweile viele Führungskräfte erkannt, dass die Mitarbeiter nicht den ganzen Tag in der Hängematte liegen, wenn sie sich ihren Arbeitstag selbst strukturieren. Im Gegenteil: ihre Produktivität steigt tendenziell sogar. Möglicherweise kann der aktuelle Veränderungsdruck mit den damit verbundenen Lernerfahrungen als Antrieb dienen, um bestehende Strukturen und Abläufe zu hinterfragen und so umzugestalten, dass sie eine Verankerung agiler Werte und Prinzipien im Alltag unterstützen und langfristig auf die Veränderung der Organisationskultur einzahlen. Gelingende Kommunikation und Selbstverantwortung als Basis für Agilität Egal ob Normalbetrieb, Krisenmodus oder Transformation – die Basis für den Erfolg eines Unternehmens bilden immer die Menschen und ihre Zusammenarbeit. Damit diese nachhaltig gut gelingt, Konflikte gemeistert und Ambiguitäten ausgehalten werden können und damit Innovation entsteht, sind Vertrauen, Verlässlichkeit, Selbstverantwortung, Transparenz und eine offene Fehler- und Feedbackkultur unerlässlich. Sollen diese Werte mehr als ein Lippenbekenntnis auf einem bunten Plakat darstellen und gelebte Realität werden, bedarf es einer Führung, die die Selbstführung der Mitarbeiter zum Ziel hat und Rahmenbedingungen schafft, in denen sich Menschen in ihrer Unterschiedlichkeit entfalten und gemeinsam erfolgreich sein können. Sie gibt Orientierung und stellt Fragen, statt Antworten zu geben. Gelingende Kommunikation zahlt unmittelbar auf die genannten Werte ein und ist somit das wesentliche Werkzeug „neuer Führung“ und für erfolgreiche Zusammenarbeit. Herausforderungen für die Kommunikation in virtuellen Teams „Nichts beflügelt die Wissenschaft so wie der Schwatz mit Kollegen auf dem Flur.“ (Arno Penzias – Nobelpreisträger für Physik) Für eine agile Welt transparenter und vertrauensvoller Zusammenarbeit, in der Probleme frühzeitig und schnell gelöst und Feedback kontinuierlich eingebaut wird, erscheint direkte Kollaboration und Co-Location zunächst als wesentliche Voraussetzung. Wir denken an Teams, die räumlich zusammensitzen und sich so regelmäßig, auf Augenhöhe und ad hoc persönlich austauschen können. Eben diese physische Nähe ist mit Corona jedoch schlagartig weggefallen. Teammitglieder arbeiten verteilt und unter unterschiedlichsten technischen und sozialen Rahmenbedingungen. Hinzu kommen Herausforderungen wie z.B. Homeschooling, fehlende räumliche Trennung zwischen Berufs- und Privatleben und möglicherweise Sorgen um Gesundheit oder gar Existenz. Zu der Anforderung an jeden Einzelnen unter diesen Bedingungen seinen Tagesablauf viel stärker selbst strukturieren zu müssen, kommt der zusätzliche Aufwand die unterschiedlichen Rhythmen der Mitarbeiter im Sinne effizienter Zusammenarbeit gut aufeinander abzustimmen.

Formelle und informelle Kommunikation

In den meisten Unternehmen hat die technische Umstellung von Präsenzmeetings auf Telefon- oder Videokonferenzen und von persönlichem Austausch auf Email, Telefon oder Messenger nicht lange gedauert. Die Wahl der Kommunikationskanäle wurde und wird dabei häufig nicht aktiv nach Effizienzgesichtspunkten getroffen. Emails mit dringlichen Inhalten werden mit der Erwartung nach schneller Rückmeldung versendet – u.U. noch mit dem Hinweis per Messenger „ich habe Dir eine Email geschickt“. Welche wesentliche Rolle überdies die zwischenmenschliche Ebene der Zusammenarbeit spielt, die auf einmal gänzlich andere Rahmenbedingungen erfuhr, wurde häufig unterschätzt und wird erst so langsam bewusst. Wie bekommt die Führungskraft (oder im Agilen der Scrum Master) frühzeitig Hindernisse und Probleme der Teammitglieder mit, wenn der spontane, informelle Austausch wegfällt? Vertrauen ist in diesem Kontext für alle Beteiligten noch wichtiger als zuvor, gleichzeitig fällt der Vertrauensaufbau deutlich schwerer ohne persönliche Nähe. Dies gilt ebenso für den Aufbau und die Pflege kollegialer Beziehungen: Verbindungsfördernde Rituale wie das zufällige Gespräch in der Kaffeeküche, das gemeinsame Mittagessen oder Feierabendbier fielen plötzlich weg. Auch wenn ein Teil der Mitarbeiter wieder in die Büros zurückgekehrt ist, so doch meist im Rotationsprinzip mit möglichst wenigen persönlichen Überschneidungen. Und so lernen neue Mitarbeiter ihre Kollegen weiterhin zunächst oft nur virtuell kennen. Einige Führungskräfte und Mitarbeiter berichten davon, dass sich der Fokus zunehmend in Richtung formaler Aufgabenerfüllung verschoben hat, was in Verbindung mit abnehmender emotionaler Verbindung zu einer Abkühlung des Betriebsklimas führt. Auch würden getroffene Zusagen in der virtuellen Welt weniger verbindlich eingehalten. All dies wirkt sich letztlich nicht nur negativ auf die Motivation Einzelner aus, sondern schmälert die Potentialausschöpfung und die Innovationskraft des gesamten Teams. Kommunikation ist mehr als Sprache Um besser zu verstehen, warum Verbindlichkeit und Verbindung im virtuellen Raum schwerer fallen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die Frage, was wir unter Kommunikation verstehen.

• Kommunikation (lateinisch communicatio‚Mitteilung‘) ist der Austausch oder die Übertragung von Informationen, die auf verschiedene Arten (verbal, nonverbal und paraverbal) und auf verschiedenen Wegen (Sprechen, Schreiben) stattfinden kann. (Wikipedia)
• Kommunikation dient neben dem Austausch von Informationen auch dem Aufbau von Verbindung und Herstellen von Beziehungen.
• Laut einer Studie des US-amerikanischen Psychologieprofessors Albert Mehrabian sind Worte nur zu 7% für das Gesamtbild verantwortlich, das wir uns von unserem Gegenüber machen – mit 38 % fallen der Tonfall der Stimme und mit 55 % die Körpersprache deutlich mehr ins Gewicht[1].

In der Kommunikation auf Distanz treffen wir also recht schnell auf neue Herausforderungen: wenn wir unser Gegenüber nicht oder nur als kleinen Bildschirmausschnitt sehen, fehlt uns ein wesentlicher Teil der Ausdrucks- und Wahrnehmungsmöglichkeiten. Wir erhalten – bewusst und unbewusst – weniger Informationen zur Erfassung der tatsächlichen Bedeutung des Gesagten und zum Beziehungsaufbau. Denn ohne die Aktivierung unseres Spiegelneuronen-Netzwerks, fällt es uns deutlich schwerer, die Gefühlslage des anderen empathisch zu erfassen oder seine Vertrauenswürdigkeit zu beurteilen. In Zukunft wird die Wahl der idealen Arbeitsumgebung je nach Verfügbarkeit und Art der Aufgabe voraussichtlich noch flexibler getroffen. Ein Baustein bleibt daher die virtuelle Zusammenarbeit. Somit lohnt sich die Auseinandersetzung mit der Frage, wie Kommunikation auch über Distanz gelingen kann. [1] Albert Mehrabian: Silent Messages. 1. Auflage. Wadsworth, Belmont, CA 1971