Mit den richtigen Absprachen die Balance zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit finden
Immer dann, wenn Menschen zusammenkommen, um gemeinsam zu arbeiten, treffen unterschiedliche Persönlichkeiten, Wertvorstellungen, Arbeitsweisen, Erfahrungen, Kompetenzen und Motivationen aufeinander, um eine gemeinsame Aufgabe zu erfüllen. Dieses Aufeinandertreffen offen, konstruktiv und produktiv zu gestalten war schon in der analogen Welt nicht immer leicht.
Wir erinnern uns an Bernd Stromberg, der uns vor einigen Jahren in der gleichnamigen Fernsehserie mit in seinen Alltag bei der Capitol Versicherung AG genommen hat. Wenngleich die Serie als Comedy den klassischen Büroalltag parodiert hat, steckt leider doch deutlich mehr Wahrheit drin, als man zugeben möchte. War es schon, wie bei Stromberg, nicht immer einfach, analog zusammenzuarbeiten, stellt sich nun die Frage, wie die Zusammenarbeit gelingen kann, wenn zusätzlich nicht mehr alle Protagonisten „greifbar“ vor Ort sind, sondern auch teilweise mobil arbeiten? Wie kann man hybride Zusammenarbeit im Team nachhaltig und wirkungsvoll gestalten?
Wenn im Herbst 2022 eins sicher ist, dann, dass nicht nur die gegenwärtige Arbeitsrealität, sondern auch die zukünftige hybrid sein wird. Ein 100%iges Zurückkehren zum Büro wird es flächendeckend nicht mehr geben und es macht in den meisten Fällen auch gar keinen Sinn. In Zeiten von massivem Fachkräftemangel, Energiekrisen, einer anhaltenden Pandemie und dem Wunsch vieler Mitarbeitenden nach flexibleren Arbeitsbedingungen, ist das mobile Arbeiten sicherlich eine wunderbare Lösung.
Damit diese aber auch langfristig gut gelingen kann, ist es wichtig, dass Teams gute Absprachen über ihre Zusammenarbeit treffen. Unsere langjährige Erfahrung zeigt, dass es wichtig ist, diese Absprachen explizit zu treffen und zu verhandeln. Zum Beispiel wie mit Erreichbarkeiten umgegangen wird, wann welcher Kommunikationskanal genutzt werden soll und für welche Tätigkeiten das Büro doch der bessere Arbeitsort ist.
Hilfreiche Tipps einer erfolgreichen hybriden Zusammenarbeit finden Sie zusätzlich hier
Die Herausforderung: Jede Abteilung, jedes Team ist individuell in seinen Bedürfnissen und Arbeitsweisen. Ein Marketingteam hat andere Anforderungen an Kommunikation und Abstimmung als eine Buchhaltung. Das heißt, jedes Team muss seinen eigenen Weg finden. Wie kann dieser individuelle Prozess gelingen, so dass es dennoch eine Abstimmung und Transparenz im Gesamtunternehmen gibt?
Wir haben hierfür den Entwicklungs-Pfad hybride Zusammenarbeit entwickelt und bereits erfolgreich bei einigen unserer Kunden durchgeführt. Erfolgreiche hybride Zusammenarbeit ist kein klassisches Top-Down Konzept und auch nicht nur eine Frage der guten Mitarbeiterführung. Damit erfolgreiche hybride Zusammenarbeit gelingen kann, müssen alle Mitarbeitenden ihren Beitrag zu hybrider Zusammenarbeit verstehen und Eigenverantwortungs- und Selbstorganisationskompetenz entwickeln.
Entwicklungs-Pfad: Definition der Spielregeln der hybriden Zusammenarbeit innerhalb der einzelnen Teams.
Im Rahmen der Bearbeitung des Entwicklungs-Pfads erarbeiten sich die Teams, entlang eines vordefinierten Blended-Learning-Prozesses, gemeinsam und selbstorganisiert die individuellen Spielregeln und die konkrete Umsetzung des hybriden Zusammenarbeitens innerhalb ihres Teams. Diese werden im Anschluss in einer vorbereiteten Team-Canvas dokumentiert, so dass dem Team am Ende des Lern-Pfads ein praktisches Tool zur Verfügung steht, das als Leitfaden für hybride Zusammenarbeit genutzt werden kann. Dies ist für jedes Team in der Organisation gleichermaßen wirkungsvoll, unabhängig der Größe, des Reifegrads und der Erfahrungswerte mit hybrider Zusammenarbeit. Angelehnt an Lernmodelle wie Working out Loud und lernOS findet die Bearbeitung der einzelnen Etappen innerhalb des Teams statt. Die Entwicklungsschritte werden dabei transparent diskutiert.
Die Etappen-Themen des Entwicklungs-Pfads hybride Zusammenarbeit
- Hybride Zusammenarbeit – was ist das? Eine Einführung
- So gelingt die Abstimmung im Team
- Gemeinsame Zeiten sowie Erreichbarkeiten im Team festlegen
- Hybride-Meetings erfolgreich gestalten
- Kanäle für hybride Kommunikation definieren
- Technische Ausstattung für gelingende hybride Zusammenarbeit
- Das Büro als Ort für Kollaboration und persönliche Kontakte
- Team-Kultur in einem hybriden Arbeitsmodell
- Mobiles Arbeiten – der Ort für konzentrierte Einzelarbeit
- Team-Retrospektiven für nachhaltige Team-Hygiene und -Entwicklung
So werden alle Mitarbeitenden miteingebunden und schaffen die bestmöglichen Formen hybrider Zusammenarbeit entlang der unterschiedlichen Anforderungen für jedes einzelne Team. Die Durchführung des Entwicklungs-Pfads wirkt gleichzeitig auch stark teamentwickelnd. Über die Team-Canvas kann eine große Transparenz über die verschiedenen teamindividuellen Spielregel-Sets geschaffen werden, was wiederum die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtert.
