Häufig finden wir in Unternehmen, dass Führungskräfte ihre Jahresgespräche mit den Mitarbeitenden als lästige Pflicht sehen. Mitarbeitergespräche werden weniger als Feedback und elementar wichtiges Motivationsinstrument der Führungskräfte wahrgenommen, sondern oftmals zu sehr an eine Leistungsbeurteilung der Key Performance Indicators (kurz: KPI’s) des Mitarbeitenden geknüpft. Im Vertrieb ist dies zum Beispiel eine sehr ungünstige Herangehensweise, da die KPI’s in der Regel jedem zu jeder Zeit bekannt sind und bereits mehrfach besprochen wurden. Viel wichtiger aber: Die Erreichbarkeit der Planvorgaben ist neben Fleiß und Können nicht unwesentlich von anderen äußeren Faktoren, z.B. von der institutionellen, politischen und gesamtwirtschaftlichen Umwelt, abhängig.
Dazu kommt, dass ein Jahresgespräch mit dem Eingang in die Personalakte eine hohe Wertigkeit zugesprochen bekommt, da die kommende Gehaltsrunde und der zukünftige Karriereweg vom Gesprächsergebnis und dessen Dokumentation maßgeblich beeinflusst werden können.
Sinn und Zweck eines Mitarbeitergesprächs ist vor allem die positive Entwicklung der Leistungsfähigkeit und der Zusammenarbeit sowie die Förderung der Motivation der Mitarbeitenden.
Die Selbstbestimmungstheorie der Motivation von Deci & Rayn beschreibt – neben der Kompetenz und der Autonomie – die soziale Eingebundenheit als eine von drei Komponenten für intrinsische Motivation. Diese soziale Eingebundenheit lässt sich unter anderem maßgeblich durch wertschätzendes und vor allem positives Feedback unterstützen. Aus diesem Grund sollten die allgemein gültigen Feedbackregeln und -techniken auch in Mitarbeitergesprächen zur Anwendung kommen.
Sechs Phasen eines Mitarbeitergesprächs
In einem Mitarbeitergespräch geht es zum einen um die Vermittlung einer Rückmeldung bezüglich des Verhaltens und der Leistungen durch die direkte Führungskraft. Zum anderen aber auch darum, den Mitarbeitenden selbst die Möglichkeit zu geben, ihre Wahrnehmungen, Wünsche und Probleme zu äußern. Ein solcher Austausch zielt in erster Linie darauf ab, die Leistungsfähigkeit und Effizienz der Arbeitskraft zu erhöhen, indem die persönlichen Stärken und Schwächen erfasst und mögliche Lösungsansätze zur weiteren positiven Entwicklung formuliert werden. Darüber hinaus sollte es allerdings genauso darum gehen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern, um dadurch die Mitarbeiterbindung zu festigen.
Phase 1: Eigene Vorbereitung
Die Wertschätzung der Mitarbeitenden fängt bereits mit einer guten Vorbereitung an. Jede Führungskraft sollte sich vor jedem Mitarbeitergespräch bewusst machen, wie es um die eigene Motivation und die eigene (positive) Grundstimmung für Feedback steht. Ein Feedback soll unterstützen und die Situation für alle verbessern. Deshalb sind unter anderem folgende Merkmale unbedingt zu beachten: respektvoll und wertschätzend, spezifisch und konkret, konstruktiv und lösungsorientiert. Achten Sie dazu auf eine geeignete Räumlichkeit für das persönliche Gespräch und planen Sie vor allem ausreichend Zeit ein.
Phase 2: Gesprächseinstieg
Nehmen Sie sich etwas Zeit zum „Ankommen“. Kaffee, Tee und Wasser sorgen für eine entspannte Atmosphäre. Vielleicht setzen Sie sich nicht gegenüber (konfrontativ) sondern über Eck (nahbar, aber nicht übergriffig). Zu Beginn des Mitarbeitergesprächs geben Sie einen kurzen Überblick über den Ablauf. Betonen Sie, dass der Mitarbeitende heute im Mittelpunkt steht.
Phase 3: Analyse und Feedback
Arbeitsergebnisse und Zielerreichung sind wichtig und müssen in einem Mitarbeitergespräch zur Sprache kommen. Deshalb gehören die bisherigen Erfolge auch wertgeschätzt und ebenso eventuelle Kritikpunkte nach den Feedbackregeln konstruktiv zurückgespielt. Reflektieren Sie gemeinsam die aktuellen Arbeitsaufgaben und fragen Sie auch nach der generellen Zufriedenheit des Mitarbeitenden. Vor allem geben Sie Ihrem Mitarbeitenden Raum und hören aufmerksam zu. Loben und wertschätzen Sie ehrlich Erfolge und Vergangenes. Nichts ist schlimmer als ein daher gesagtes, nicht ernstgemeintes Lob.
Phase 4: Aufgaben und Ziele
Welche Veränderungen, z.B. in der Arbeitsweise oder in den Rahmenbedingungen, werden zur Verbesserung vorgenommen? Analysieren Sie vorhandene und benötigte Kompetenzen, klären Sie Missverständnisse und lösen Sie eventuelle Konflikte. Identifizieren Sie gemeinsam (unerwünschtes) Verhalten und begleiten Sie den Mitarbeiter bei der Suche nach einer veränderten Verhaltensweise, um zukünftig verbesserte Entscheidungen zu treffen. Planen Sie die kommenden Aufgaben und formulieren Sie gemeinsam konkrete Ziele, zum Beispiel nach der SMART-Methode.
Phase 5: Persönliche Entwicklung und Perspektive
Beleuchten Sie realistisch die persönlichen Entwicklungsoptionen. Planen Sie die berufliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters und besprechen Sie mögliche Weiterbildung und Fördermaßnahmen. Achten Sie hier auf die Sinnhaftigkeit, die zeitnahe Umsetzung und auf Ihre eigene Verbindlichkeit bei der Zusage einer Maßnahme. Sie schaffen dadurch eine höhere Identifikation mit Ihrem Unternehmen und der Arbeitsumgebung.
Phase 6: Gesprächsabschluss
Zum Ende des Mitarbeitergesprächs nehmen Sie sich Zeit für ein kurzes gegenseitiges Feedback mit positivem Abschluss. Schließen Sie die Dokumentation verbindlich und zeitnah ab. Sobald alle Punkte angesprochen und geklärt sind, geben Sie den Gesprächsergebnissen Raum zum Nachwirken.
Ein Feedback ist, richtig eingesetzt, enorm wertvoll und muss ein regelmäßiges Instrument einer wirksamen Führungskraft sein. Eine individuelle und positive Weiterentwicklung wird sich durch wertschätzendes Feedback in den meisten Fällen von selbst ergeben.
