Eine smarte Zielformulierung ist nicht nur im Mitarbeitenden Jahresgespräch sinnvoll, sondern auch im Rahmen von Management Systemen wie OKR, für Projektbriefings und die Delegation von größeren Aufgaben. Die Zielgestaltung hilft, den Faktor Zeit im Griff zu haben bzw. durch die Fokussierung, die Arbeit auch zeitgünstig abzuwickeln. Führungskraft und Mitarbeitenden helfen Ziele beim Vergleich von Vorhaben und Ergebnis, auch den Erfüllungsgrad der Vereinbarung wahrzunehmen. Welche Fallen treten im Alltag auf, die einer konkreten und effektiven Zielgestaltung im Wege stehen?
1. MAßNAHMEN WERDEN ALS ZIELE FORMULIERT
Häufig kommt es vor, dass Ziele als Maßnahme und nicht als Endzustand erfasst werden.
„Ich möchte mehr Sport treiben.“ Das ist eine Maßnahme, aber wofür? Das Ziel dafür könnte lauten „Ich möchte am Jahresende 1.000 km gelaufen sein.“. Ein weiteres Beispiel wäre „Ich werde am Jahresende 15 Aufträge mehr erreichen.“ statt „Ich will mehr Aufträge hereinholen.“.
Daher: Was ist der Zustand, der erreicht werden soll? (statt der Tätigkeit auf dem Weg)
2. MÜNDLICH FORMULIERTE ZIELE
Ein weiterer, weniger offensichtlicher Mangel, sind mündlich formulierte Ziele aus mehreren Gründen. Erstens ist das Ziel oft inhaltlich unsauber formuliert, was gesprochen leicht passieren kann. Zweitens ist die Formulierung später oft anders im Kopf als gesagt bzw. vielleicht sogar vergessen. Drittens wird die Erinnerung als Energie, die manche zum Dranbleiben und zur Realisierung brauchen, nicht genutzt.
Daher: Jedes umfangreichere oder längerfristige Ziel wird am besten in schriftlicher Form – im Kalender, in einem eigenen Plan oder ähnlichem – festgehalten.
3. NEGATIV FORMULIERTE ZIELE
Ein klassisches Beispiel dafür ist „Ich werde mit dem Rauchen aufhören.“ oder „Ich möchte Stress verringern.“. Unser Unterbewusstsein denkt in Bildern. Mit der negativen Formulierung entsteht automatisch ein Zugang zu der Situation, von der sich die Person lösen möchte.
Besser sind eine Umdeutung und Umformulierung, was jemand stattdessen erreichen möchte und das als zukünftiger Zustand gedacht, etwa „Ich werde bis Jahresende jeden Abend eine Notizpause für wichtige Dinge einlegen.“
4. ABSICHTSERKLÄRUNGEN UND MUSSZIELE
Absichtserklärungen sind kein erfolgreicher Zielmesser. Wenn diese normativ formuliert sind wie „Wir müssen bis Jahresende den Bereich um 20 % erhöhen.“ oder „Ich will mehr Sport treiben.“, dann werden die Formulierungen zu Neujahrsvorsätzen, die vage und wenig motivierend sind. Wenn dann ein imaginärer Druck von außen hinzukommt wie „Man sollte doch…“, dann verebbt dieses Vorhaben schnell.
Daher: Aus Absichtserklärungen erreichbare (schriftliche) und überprüfbare Formulierungen machen. Zusätzliche Zwischenziele können die Motivation erhöhen.
5. PROBLEMBESCHREIBUNG ENTHÄLT BEREITS DAS ZIEL
Unser lösungsorientiertes Denken verleitet im Alltag immer wieder dazu, das Vorhaben in der Problembeschreibung zu verstecken. Beispiel: „Mein Problem ist, dass ich keine Mitarbeitenden dafür habe.“. Wer denkt dann noch an Alternativen oder was das eigentliche Problem ist? Der Aktionismus „Mitarbeitende suchen“ wird aktiviert und es erfolgt kein Hinterfragen, was die Ursache dafür ist. Ein weiterer Mangel tritt dann beim Denken in Alternativen auf. Wenn ich schon die fehlenden Mitarbeitenden im Auge habe, wird kaum noch an andere Möglichkeiten zur Problemlösung gedacht.
Daher: Was steckt dahinter? Was ist der beobachtbare und beschreibbare jetzige (Problem-)Zustand?
6. BELIEBIG AUSLEGUNGSFÄHIGE ZIELBEGRIFFE
Viele Alltagsziele sind allgemein, diffus und interpretierbar formuliert, bspw. „mehr Gespräche mit den Mitarbeitenden führen“, „weniger essen“ oder „besser auf Widersprüche achten“. Was ist damit genau gemeint? Was verstehen die Personen unter „mehr, besser, weniger“ usw.?
Diese beliebig auslegungsfähigen Zielbegriffe verführen den Zielgeber zu Unklarheit, Diffusität, Beliebigkeit und Unsicherheit. Besser ist eine Konkretisierung, was bspw. am Ende des Jahres steht wie etwa „Mitarbeitenden Bedürfnisse und -ziele kennen“, „75 kg erreichen“ oder „innehalten während und nach dem Gespräch, um etwaige Ungereimtheiten wahrzunehmen“.
7. DIFFUSES ZEITLIMIT
Im Alltag besteht ein scheinbarer Drang nach Unverbindlichkeit und Unklarheit, was Zeitpunkte der Zielerreichung betrifft. So werden immer wieder Begriffe wie „bald, gleich, so schnell es geht, umgehend“ usw. verwendet. Diese (ver-)führen die Personen zu einer individuellen Auslegung des Zeitpunkts. Wenn eine zweite Person bei der Zielvereinbarung bspw. Zeitdruck empfindet, wird diese den allgemeinen Zeitbegriff viel enger auslegen als die Person, die alles in Ruhe macht. Die unklaren Limits werden auch gesetzt, um die Nicht-Erreichung zu verschleiern oder auch später noch die Erreichung positiv bewerten zu können.
Daher: Einen konkreten, realistischen Zeitpunkt wählen, der das Engagement für die Aktivitäten positiv beeinflusst.
8. EINFLÜSSE UND RAHMENBEDINGUNGEN WERDEN NEGIERT BZW. ABGEWERTET
Ziele werden unter bestimmten Annahmen und Rahmenbedingungen getroffen, wie bspw. „dass die Konjunktur so bleibt“, „dass sich in der Organisation nichts ändert“ oder „dass sich mein Ein-kommen um 10 % erhöht“. Diese inneren Gedanken werden oft nicht konkretisiert und verschwinden aus dem Blickwinkel. Die Zielerreichung wird im Laufe eines Jahres schwieriger oder sogar unerreichbar. Höchste Anstrengungen helfen nichts, wenn der Grund in der Veränderung von Einflüssen bzw. Rahmenbedingungen liegt, die nicht bewusst gemacht wurden.
Daher: Was sind die drei bis fünf wichtigsten Einflussfaktoren bzw. Rahmenbedingungen für meine Ziele
9. ZU HOHE ODER NIEDRIGE ZIELE ALS DEMOTIVATIONSFAKTOREN
Jedes Individuum hat einen inneren Gradmesser für die optimale Zielgestaltung (zu hohe, nicht erreichbare oder zu niedrige, ohne Anstrengung erreichbare Ziele). Dieselben Ziele können von einer anderen Person anders empfunden werden.
Wenn sich die Person für ihre Zielsetzungen auf die Frage „Wie stehe ich hinter den Zielen bzw. wie gut werde ich sie erreichen können?“ die innere Antwort gibt „wäre schön…“, „vielleicht mit viel Anstrengung“ oder „glaub ich nicht wirklich“ dann ist das Ziel zu hoch angesetzt und der Demotivator ist innerlich existent.
Andererseits, wenn sich Personen Ziele vornehmen und dann nichts mehr tun, weil sie sich innerlich sagen, dass das Ziel ohne jede Anstrengung erreichbar ist, dann ist das Ziel vermutlich zu niedrig (formuliert).
10. ZIELFIXIERUNG
Viele denken, dass wenn schon Ziele formuliert werden, diese mit Druck und genau auf den Punkt umgesetzt werden müssen. Das kann schwierig, aufreibend und unrealistisch sein. Besser ist es, von Zielorientierung und nicht von Fixierung zu sprechen. Der Unterschied liegt dann in der Begegnung des Ziels bzw. der Wahrnehmung des Umfelds. Bei einer Fixierung entsteht auch ein Tunnelblick, der wichtige Einflussfaktoren oder Stolpersteine auf dem Weg ausblendet. Das kann fatal sein.
Daher: Sich auf ein klares und konkretes Ziel fokussieren, aber den Blick offen für Veränderungen und Einflüsse halten. Wenn es notwendig ist, kann der Weg zum Ziel beim Gehen noch umgestaltet werden, ohne den Blick auf das Ziel zu verlieren.
