Zielgerichteter Einsatz von Feedbackinstrumenten

Wo liegen bei Feedbackinstrumenten die kritischen Erfolgsfaktoren?

Feedbackinstrumente wie Mitarbeiterbefragungen, Führungsfeedback oder neuere Formen wie Teamfeedback zählen seit längerer Zeit zu den Standardinstrumenten vieler Unternehmen. Eine zentrale Frage, die sich im Zusammenhang mit dem Einsatz von Feedbackinstrumenten aber seit langem stellt, ist, wie Feedbackinstrumente und -prozesse gestaltet sein müssen, damit sie Entwicklung nachhaltig fördern und die Erreichung der Unternehmensziele bestmöglich unterstützen.

In dieser Ausgestaltung von Feedbackinstrumenten hat sich in den letzten Jahren viel getan. Durch technologische Entwicklungen haben sich innovative Möglichkeiten ergeben, Feedback niederschwelliger, flexibler und schneller zu erhalten. Insbesondere die zunehmende Nutzung mobiler Endgeräte und Apps bringt neue Gestaltungsoptionen. Eine Entwicklung, die sich z.B. unter dem Label Gamification wiederfindet, bietet Möglichkeiten, Feedbackinstrumente und -prozesse so zu gestalten, dass die Teilnahme am Verfahren selbst bereit Belohnungs- und Motivationscharakter hat. Neben einer spielerischen Darstellung kann dies beispielsweise auch durch eine bessere Integration unterschiedlicher Phasen der Feedbackprozesse gelingen, z.B. wenn Befragung, Ableitung von Entwicklungszielen und die Erfolgskontrolle über ein einziges System ermöglicht werden.

Die Arbeit mit den Ergebnissen im Folgeprozess bleibt allerdings die größte Herausforderung jedes Feedbackinstruments. Zu oft läuft ein Feedbackprozess dabei Gefahr, von den Beteiligten als reine Mehrbelastung oder als Hygiene-Maßnahme wahrgenommen zu werden. Im schlimmsten Fall werden so Desillusionierung und Zynismus unter Mitarbeitenden gefördert und die Überzeugung gestreut, dass Feedback nichts bringt. Aus unserer Sicht ist das jedoch ein Irrglaube. Ohne Rückmeldungen sind Lern- und Entwicklungsprozesse nicht möglich. Vielmehr gilt es, wichtige Grundvoraussetzungen für einen guten und konstruktiven Umgang mit den Ergebnissen zu schaffen, damit das Feedback zur positiven und nachhaltigen Entwicklung beiträgt. Neben einem einfachen Zugang und leichter Nutzbarkeit der Instrumente, betrifft dies auch Fragen nach dem Feedbackanlass, den Feedbackinhalten, dem Rhythmus und der Verortung von Feedback im Unternehmen (z.B. individuell, organisational oder teambezogen).

In der Gestaltung setzen wir daher auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit unserer Verfahren, ein spielerisches und einfaches Design, die schnelle Verfügbarkeit von Ergebnissen und die systematische Integration des gesamten Entwicklungsprozesses. Weitere kritische Erfolgsfaktoren in der Gestaltung von Feedbackprozessen sind die Einbindung der Beteiligten, die Ableitung von Maßnahmen und die konsequente Kontrolle von erreichten Zielen. Hier wird eine wesentliche Grundlage schon in der Konzeption der Feedbackinhalte geschaffen. So sollten vor allem Themen abgedeckt werden, bei denen für die beteiligten Personen, die anschließend mit den Ergebnissen arbeiten, auch tatsächlich Veränderungsmöglichkeiten und Handlungsbereitschaft bestehen.

Je nach Zielstellung und Fokus des Feedbackinstruments sind die Befragten entweder selbst diejenigen, die mit den Ergebnissen weiterarbeiten, oder ihr Feedback wird zentral gesammelt und an anderer Stelle im Unternehmen genutzt (z.B. für strategische Entscheidungen der Geschäftsführung oder für projektbezogene Entscheidungen der entsprechend Verantwortlichen). Neben einem guten Erwartungsmanagement ist dabei wichtig, dass ein gutes IT-Tool zwar einen Dialog oder durch Menschen getragenen Prozess unterstützt, aber nicht garantieren oder gar ersetzen kann.

Bei vielen Feedbackinstrumenten wie klassischen MABs oder Vorgesetztenbeurteilungen geht es in der Folgephase häufig um eine Förderung von Entwicklungsdialogen auf dezentraler Teamebene. Um solche dezentralen Prozesse zu ermöglichen, sollten die Inhalte des Feedbacks den Teams erlauben, Maßnahmen zielgerichtet und selbstverantwortlich abzuleiten und umzusetzen. Während klassische Mitarbeiterbefragungen häufig versuchen ein besonders großes Themenspektrum abzudecken, liefert Teamfeedback als Feedbackinstrument den Teams gezielt Ergebnisse auf Basis eines reduzierten Fragenpools, der thematisch auf die Akzeptanz der Teamentwicklung und auf die Ableitung von konkreten teambezogenen Maßnahmen fokussiert ist.

Während Teamfeedback gezielt selbstverantwortliches Handeln und die Handlungsfähigkeiten der Teams unterstützt und so gut aktuelle Konzepte der Agilität und Selbstorganisation unterstützen kann, spielt die Unterstützung dieser Feedbackprozesse weiterhin eine besonders wichtige Rolle. Je nach Reifegrad eines Unternehmens können dabei Befähigungsmaterialien wie Leitfäden, Führungskräfteschulungen, Erklärvideos oder Train-the-Trainer Workshops reichen. In vielen Fällen ist es ratsam, die Teams auch in den Feedbackprozessen zu unterstützen und durch geschulte Moderator*innen zu begleiten. An dieser Stelle arbeiten wir eng mit professionellen Partnern wie der Energie durch Entwicklung GmbH zusammen.

Die Erfahrungen, die wir in der Konzeption und Durchführung von Feedbackverfahren gesammelt haben, waren für uns Anlass, eine eigene Plattform eines zukunftsfähigen Feedbackinstruments zu erschaffen: Teamlove (https://www.teamlove.app). Teamlove ist ein digitales Tool, das Teams systematisch in ihren Feedbackprozessen begleitet und unterstützt. Teams geben sich dabei zu einem kompakten, wissenschaftlich-fundierten Set von relevanten Teamthemen Feedback. Im ersten Schritt, der Select-Phase, werden auf dieser Basis sowohl kritische als auch positive Themen anonym von allen Teammitgliedern erfragt. Im zweiten Schritt kommt das Team zu einem gemeinsamen Reflect-Workshop zusammen, diskutiert die Ergebnisse und leitet Veränderungsmaßnahmen und Vereinbarungen ab. Im dritten Schritt, der Act-Phase, geht es um die Umsetzung der Maßnahmen, was in Teamlove durch das Verteilen von klaren Verantwortlichkeiten, der Festlegung von Zeithorizonten und mit Hilfe von Check-ups unterstützt wird. Regelmäßige Verstärker wie Reminder und die Gamification von Rückmeldungen tragen zu einer spielerischen Interaktion bei.

Statt der Initiierung eines einmaligen „Feedbackstrohfeuers“, liegt der Fokus von Teamlove klar auf der Umsetzung und der Regelmäßigkeit von Feedback. So kann Teamlove ein Gestaltungsraum für Teams sein, durch den sie Selbstorganisation und produktiven Umgang mit Feedback erlernen und so aktiver und besser zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen können. Der Ansatz ist für eine einzelne Teamentwicklung, aber auch zur Implementierung in großen Organisationen geeignet. Bei übergreifenden Implementierungen in Unternehmen besteht zudem die Möglichkeit, dass Personalabteilungen über ein spezielles integratives Dashboard stets einen Überblick über die von Teams behandelten Themen und möglichen benötigten Unterstützungsbedarf haben, um den erfolgreichen Umgang mit Feedbackergebnissen zu gewährleisten.

Insgesamt können gut gestaltete Feedbackinstrumente und -prozesse auf das Engagement und Bindung die der Mitarbeitenden einzahlen. Zudem sind sie ein wichtiger Bestandteil einer offenen und agilen Unternehmenskultur und das Fundament für eine kontinuierliche, selbstgesteuerte Entwicklung der Mitarbeitenden. Insbesondere vor dem Hintergrund der heute bestehenden Möglichkeiten sind die Unternehmen in der Verantwortung, ihren Mitarbeitenden zu ermöglichen, Ideen, Veränderungswünsche und Kritik in einem angemessenen Rahmen zu äußern und für den Erfolg des Unternehmens einzubringen. Auch wenn dies ein wenig Mut erfordert, profitieren am Ende beide Seiten.

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