“The person you have called, is temporarily not available” – Wie dieser Satz schon bald zur Vergangenheit gehört

the person you have called is temporarely not available

Wie ist es eigentlich um die Erreichbarkeit in Ihrer Abteilung oder Ihrem Projektteam bestellt? Sicherlich ist es Ihnen auch schon mal passiert, dass sie dringend eine Kollegin oder einen Kollegen erreichen wollten, sie oder ihn aber nicht ans Telefon bekommen haben. Bei manch einem reicht das Hören des Wortes Erreichbarkeit schon aus, und ein Stirnrunzeln macht sich breit. Hybrides Arbeiten fordert uns dazu heraus, transparente Absprachen und Vereinbarungen hinsichtlich Verfügbarkeit und Erreichbarkeit zu treffen. Ansonsten kann es schnell passieren, dass Mitarbeiter*innen, zum Beispiel bei einem Teammeeting, unerwartet nicht erscheinen. Zusätzlich spielt mancherorts bei Führungskräften die Komponente Vertrauen eine kritische Rolle. Denn es gibt immer noch Unternehmen, in denen Kontrolle und Vertrauen Hand in Hand gehen.

Wie können wir nun das Thema Erreichbarkeit, im Sinne erfolgreicher hybrider Zusammenarbeit, adressieren? Und inwiefern kann eine gute Lösung auch auf das Vertrauenskonto einzahlen? Diesen Fragen widmen wir uns in den folgenden Zeilen. Jede Unternehmenskultur ist anders. Daher gibt es auch keine Universallösung für die richtigen Absprachen und Vereinbarungen, welche die Erreichbarkeit in Teams verbessern sollen. Fühlen Sie sich also dazu eingeladen, nur stimmige Impulse aus diesem Artikel in Ihr nächstes Teammeeting mitzunehmen.

Das 1x1 der Transparenz

Vielleicht ist es in Ihrem Team sinnvoll, Kernarbeitszeiten festzulegen, sodass die Planung von Meetings zukünftig so einfach wie möglich gestaltet werden kann. Dabei ist es hilfreich, zwischen der Erreichbarkeit innerhalb des Teams und der Erreichbarkeit gegenüber externen Partnern und Kunden zu unterscheiden.

Ein tägliches Check-in und Check-out mit dem internen Team kann beispielsweise die Verbindlichkeit fördern und feste Strukturen schaffen. Auch die transparente Nutzung des eigenen Outlook-Kalenders hilft dabei, Missverständnissen rund um Erreichbarkeit vorzubeugen. Das bedeutet, dass auch privat wichtige Termine, wie etwa ein dringender Arztbesuch, als „Blocker“ gekennzeichnet werden. So kann die betreffende Person ihre Privatsphäre wahren, jedoch ohne dabei unerwartet für Kolleginnen und Kollegen nicht verfügbar zu sein. In der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden ist ein geteiltes Verständnis von Erreichbarkeit ebenso wichtig. Hier können Sie beispielsweise darauf achten, trotz Remote-Arbeit und Home-Office, reguläre Office-Zeiten grundsätzlich einzuhalten, wobei die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben tendenziell leichter verschwimmen.

Organisieren Sie eigens zu diesem Anlass einen Workshop, um sich gemeinsam diesem Thema zu widmen. Bedarf es weiterer Spielregeln, die die Erreichbarkeit im Team erleichtern?
28.04.2022 the person you have calles is temprarely not available

Welcher Kommunikationskanal für welchen Anlass vorzugsweise genutzt werden sollte, kann eine weitere wichtige Frage in diesem Kontext darstellen. Aber auch die Eigenverantwortung spielt hier eine Rolle. Je selbstverständlicher alle Teammitglieder Verantwortung für die Einhaltung von gemeinsamen Regeln übernehmen, desto reibungsloser gelingt die Umsetzung.

Somit beugen sie im Ergebnis als Team kollektiv Missverständnissen und Frustration vor. Egal worauf sie sich einigen, ist es essenziell, dass die Absprachen für alle Beteiligten in Ordnung sind. Ansonsten laufen sie Gefahr, dass sie sich nicht durchsetzen werden.

Wie Transparenz Vertrauen fördert

Was glauben Sie passiert in Ihrem Team durch die gewonnene Transparenz? Richtig, Vertrauen wächst! Dazu gehört aber noch mehr. Nämlich das Aufräumen mit alten Denkmustern.

Mancher Führungskraft fehlt im hybriden Arbeitsumfeld das Gefühl der Kontrolle. Die Mitarbeiter*innen sind außerhalb von Videokonferenzen nicht mehr im sicheren Blickfeld. Wie kann man dann darauf vertrauen, dass tatsächlich gearbeitet wird? Bitte machen Sie sich von Gedanken dieser Art frei. Aus zwei Gründen: Erstens ist die physische Anwesenheit von Mitarbeiter*innen allein keine Versicherung dafür, dass auch tatsächlich gearbeitet wird. Zweitens sollte der Fokus vielmehr ergebnis- als zeitorientiert sein. Mehr Stunden abzusitzen, bedeutet nicht zwangsläufig, dass bessere Arbeit geleistet wird. Was spricht also dagegen, drei Stunden früher in den Feierabend zu gehen, wenn die Arbeit schon erledigt ist? Transparente Absprachen treffen lautet also die Devise! Nebenbei wird damit auch noch die Arbeitsmotivation enorm gesteigert.

Schlussendlich liegt der Ursprung einer fehlenden Vertrauenskultur nicht in dem hybriden Arbeiten als solches. Es wirkt eher wie ein Brennglas, unter dem bereits vorhandene Problematiken deutlicher ans Licht kommen. Somit ist hybrides Arbeiten als Einladung zu verstehen, Unternehmenskultur weiterzuentwickeln. Der Effekt? Eine von Vertrauen und Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre für alle.

Gina Kaulen

Gina Kaulen

EXPERTIN FÜR PERSÖNLICHE ENTWICKLUNG & ZUKUNFTSFÄHIGE ZUSAMMENARBEIT bei Energie durch Entwicklung. | Mit viel Empathie, treffsicheren Fragen und Intuition begleitet sie Menschen und Unternehmen auf ihrem Weg zum Ziel. Nach mehrjähriger Tätigkeit als Projektmanagerin in der Broadcast-IT Branche entschloss sie sich für einen Kurswechsel, bei dem der Mensch im Fokus steht. Sie ist geprüfte systemische Coach & Change Managerin und Mediatorin am INeKO Institut der Uni Köln und hat sich u.a. auf die Themen Resilienz und Effektivität spezialisiert. Mit Tatkraft und Strategie stellt sie sich leidenschaftlich gerne immer wieder neuen Projekten und Herausforderungen.
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