Der Begriff Kanban kommt ursprünglich aus dem japanischen und bedeutet übersetzt „Signalkarte“. Die Kanban-Methode wurde erstmals im Produktionssystem von Toyota eingesetzt, um einen gleichmäßigen Fertigungsprozess zu erreichen und kostenintensive Lagerbestände zu reduzieren. Das Toyota-Produktionssystem fand seine Anfänge bereits 1902. Nach dem zweiten Weltkrieg wurde es zur Kanban-Methode weiterentwickelt und verfeinert. In diesem Zusammenhang prägten sich auch die Begriffe Lean-Production und Lean-Management, da es Toyota stets darum ging, Verschwendung von Ressourcen zu reduzieren. Das erste Buch dazu wurde 1978 veröffentlicht.
Heute wird Kanban vor allem im Bereich der Softwareentwicklung verwendet. Dabei werden allerdings die alten Techniken aus der Produktion nicht unmittelbar auf die IT übertragen. Vielmehr werden grundlegende Prinzipien und vor allem die klare Einstellung zum Lean-Konzept übernommen. Verschiedene Praktiken aus dem Kanban-Konzept helfen heute vielen Software-Entwicklungs-Teams dabei, den Überblick zu behalten und Ressourcen sinnvoll zu nutzen. Unter anderem die folgenden Praktiken werden vor allem genutzt:
Kanban-Board
Am sogenannten Kanban-Board wird die Wertschöpfungskette mit den verschiedenen Prozessschritten (z.B. Anforderungsdefinition, Programmierung, Dokumentation, Test, Inbetriebnahme) gut sichtbar für alle Beteiligten visualisiert. Das Kanban-Board ist in verschiedene Spalten eingeteilt, die die verschiedenen Stationen der Bearbeitung darstellen (mindestens „ToDo‘s“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“. Üblicherweise werden die einzelnen Anforderungen auf Karteikarten oder Haftnotizen festgehalten und als sogenannte „Tickets“ bearbeitet. Dabei kann durch die Farben der Kärtchen noch eine zusätzliche Kategorisierung vorgenommen werden. Kanban-Boards können auch digital geführt werden. Hierfür gibt es verschiedene Anbieter, z.B. Trello, Asana oder Task Pigeon, die es auch für virtuelle Teams leicht machen, mit der Methode zu arbeiten.
Mengenbegrenzung
Die Anzahl der offenen Tickets, also der zu bearbeitenden Anforderungen, die gleichzeitig an einer Station bearbeitet werden sollen, wird limitiert. Das bedeutet, dass die zuständigen Teammitglieder einer Station kein weiteres Ticket annehmen dürfen, wenn ihre zulässige Maximalanzahl bereits erreicht ist. Dadurch entsteht ein Pull-System: Jede Station zieht sich ihre neuen Tickets, sobald sie wieder Kapazitäten frei hat, anstatt fertige Tickets der nächsten Station einfach zu übergeben. Dadurch wird die Arbeit der Teams eigenverantwortlicher und aktiv gestaltender.
Messbarkeit
In einem Kanban-Prozess werden verschiedene Parameter gemessen, zum Beispiel Wartezeiten, Zykluszeiten und Durchsätze, um im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung die Prozesse stetig zu optimieren und den Partnern und Kunden stets transparent Auskunft darüber geben zu können, wie der aktuelle Stand ist. Das erleichtert einerseits die Planung, andererseits aber auch die Zuverlässigkeit.
Ein fester Bestandteil von Kanban ist die Kultur des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (jap. Kaizen). Hier haben sich folgende Rituale etabliert:
Tägliches Standup Meeting, das sogenannte Daily
Das Team trifft sich in der Regel morgens für 15 Minuten vor dem Kanban Board und bespricht den aktuellen Stand der Tickets. Mögliche Probleme bei der Bearbeitung werden aufgezeigt, allerdings nicht länger diskutiert. Diskussionen werden zielgerichtet ausgelagert.
Operations Reviews
Ein Operations Review ähnelt ein wenig einer Retrospektive im agilen Konzept. Allerdings findet sie nicht regelmäßig, sondern eher nach Bedarf statt und ist deutlich objektiver, da sie sich stark auf die gesammelten und gemessenen Daten bezieht. Sie steht ganz im Zeichen von Kaizen, dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. In der Regel nehmen Menschen aus der gesamten Organisation, inkl. Management, teil.
Root Cause Analysis
Fehler, die durch das Kanban-Board sichtbar werden, werden nicht nur verwaltet, sondern behoben. Dafür werden die Fehlerursachen schnell ausfindig gemacht und beseitigt. Hinweise auf Fehler können vorliegen, wenn sich z.B. Arbeit staut, einzelne Stationen nicht ausgelastet sind, die Durchlaufzeiten zu lang sind oder einzelne Tickets ständig an derselben Station bleiben.
Es gibt viele Gemeinsamkeiten zwischen Kanban und Scrum, Kanban steht jedoch in keinem zwingenden Verhältnis zu Scrum. Weder ist Scrum zwingende Voraussetzung für Kanban, noch schließen sich die Ansätze gegenseitig aus. In gewisser Weise lässt sich Scrum als eine mögliche Implementierung von Kanban ansehen. Der Hauptunterschied zwischen beiden Ansätzen besteht darin, dass Scrum ein team-zentrierter Ansatz ist und Kanban primär die Wertgenerierung entlang der Wertschöpfungskette optimiert.
