Feedback – die wichtigsten Regeln

Anderen Feedback zu geben bedeutet, ihnen mitzuteilen, wie man ihr Verhalten wahrnimmt, wie es auf einen selbst wirkt und welche Veränderungen man sich eventuell wünscht. Der aus dem Englischen stammende Begriff bedeutet übersetzt „Rückkopplung“. Feedback kann neutral, positiv (Lob) und negativ (Kritik) sein.

Feedback ist ein fester Bestandteil im Berufsleben und eine Hauptaufgabe von Führungskräften. Es soll die Mitarbeiter motivieren, ihnen bei der Weiterentwicklung helfen und die Qualität der Arbeit steigern. Führungskräfte sollten auch selbst nach Feedback fragen und dieses annehmen, um sich selbst zu verbessern.

Ziel eines Feedbacks ist, eine Veränderung zu bewirken – nicht, jemanden schlechtzumachen oder zu bestrafen. Deshalb sollte Feedback immer konkret, sachlich, respektvoll und konstruktiv sein.

Gutes Feedback bezieht sich deshalb eher auf das „Wie“, weniger direkt auf das Ergebnis selbst. Es geht vielmehr um Prozesse und Verhalten:

  • Wie werden bestimmte Dinge angegangen?
  • Wie versuchen Mitarbeiter Probleme zu lösen?
  • Wie erreichen sie gewisse Zwischenergebnisse?
  • Wie arbeiten wir miteinander?
  • Wie halten wir unsere gemeinsamen Werte ein?
  • Wie findet die Kommunikation zwischen uns statt?

Sie arbeiten also, beim Feedback geben und erhalten, am System und an den Prozessen an sich und nicht direkt ausschließlich am Ergebnis. Das ist wichtig, weil es dazu führt, dass die Mitarbeiter*innen in Zukunft die Ergebnisse und die Wege, um ans Ziel zu kommen, verbessern werden. Feedback dient der Hilfe zur Selbsthilfe.

Wir schauen nach vorne und nicht zu sehr auf die Ergebnisse der Vergangenheit, es darf niemals darum gehen „Schuldige“ zu ermitteln oder an den Pranger zu stellen. Wir spulen praktisch vor: Wie wollen wir gemeinsam zu den nächsten und übernächsten Verbesserungsstufen, zu den nächsten Ergebnissen kommen?

Ein Ding der Wahrnehmung

Wer Feedback gibt, bezieht meist zwei Wahrnehmungen ein: Die Wahrnehmung des Gegenüber und die eigene Wahrnehmung. Diese Wahrnehmungen können situativ, selektiv und subjektiv sein.

Situativ: Die Wahrnehmung oder Beobachtung bezieht sich auf das Verhalten in einer bestimmten Situation und hat keine Allgemeingültigkeit.

Selektiv: Man wählt aus dem eigenen Informationsschatz die für sich bedeutungsvollsten Aspekte aus und nimmt diese dann fokussiert wahr.

Subjektiv: Das eigene Wertesystem bestimmt, was jemand wahrnimmt und wie er es bewertet. Deswegen sagt Feedback auch mehr über den Feedbackgeber als über den -nehmer aus.

Die Funktionen: Warum ist Feedback wichtig?

Als Menschen neigen wir dazu, unsere eigenen Fehler zu übersehen und uns falsch einzuschätzen. Andere Menschen nehmen uns und unser Verhalten oft ganz anders wahr als wir denken. Wenn sie uns dies mitteilen, können wir uns dadurch selbst besser kennenlernen und an uns arbeiten.

Solches Feedback aus dem Umfeld ist wertvoll. Es gehört zu den wirksamsten Werkzeugen in der Mitarbeiterführung. In der Arbeitswelt erfüllt Feedback eine Reihe von Funktionen:

  1. Positives Verhalten verstärken und unerwünschtes Verhalten abstellen
  2. Mitarbeitende motivieren und stärken
  3. Ziele und Anforderungen formulieren
  4. Konflikte lösen und vermeiden
  5. Kompetenzen und bisherige Leistung analysieren
  6. Weiterentwicklung von Mitarbeitenden planen
  7. Erfolge und Fortschritte feststellen
  8. Arbeitsergebnisse verbessern

Überdies stärkt konstruktives Feedback das Vertrauensverhältnis und die Wertschätzung zwischen Feedback-Gebenden und -Empfangenden. Studien zeigen auch: Wenn Mitarbeitende regelmäßig Feedback erhalten, sind sie zufriedener und identifizieren sich stärker mit ihrem Arbeitgeber.

In welchen Situationen sollten Sie Feedback geben?

Wann und wie oft ist Feedback angebracht? Grundsätzlich gilt: Geben Sie regelmäßig und so oft wie möglich Feedback. Ihre Rückmeldung sollte zeitlich so nah wie möglich an dem Ereignis liegen, auf das es sich bezieht. Wenn Sie erst mehrere Wochen nach einem Ereignis ein Feedback dazu geben, wird es wahrscheinlich kaum wirken.

Ein jährliches Feedbackgespräch allein bringt daher wenig. Machen Sie Feedback zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Gute Gelegenheiten sind zum Beispiel Arbeits-Meetings, Abschlüsse von Projekten oder wenn Mitarbeitende eine Aufgabe erledigt haben.

Persönliches Feedback für einzelne Mitarbeitende sollten Sie grundsätzlich unter vier Augen in ruhiger Atmosphäre austauschen. Dafür können Sie feste, regelmäßige Termine vereinbaren, wie einmal pro Monat oder auch wöchentlich nur 10 Minuten.

Beide Parteien sollten dabei gut vorbereitet, entspannt und aufnahmebereit sein. Auch wenn Sie Feedback möglichst zeitnah geben sollten, kann es sinnvoll sein, etwas zu warten: etwa wenn es gerade sehr stressig ist oder sich die Emotionen nach einem Streit noch nicht wieder gelegt haben. Ansonsten kann das Feedback sogar nach hinten losgehen und noch mehr Ärger verursachen.

Genauso wie Sie regelmäßig Feedback geben, sollten Sie regelmäßig nach Feedback fragen. Schaffen Sie Gelegenheiten, in denen sich die Mitarbeitenden Ihnen gegenüber frei äußern können.

Beim Feedback kommt es häufig mehr darauf an, wie Sie etwas sagen, als auf den Inhalt selbst.

1. Überprüfen Sie die eigene Motivation

Es gibt nur eine richtige Motivation für Feedback, nämlich andere unterstützen oder die Situation für alle verbessern zu wollen. Wenn Sie dagegen feststellen, dass Sie Frust ablassen oder jemandem „mal so richtig die Meinung geigen“ wollen, wird es nichts mit dem Feedback.

2. Seien Sie gut vorbereitet

Überlegen Sie sich, was Sie erreichen wollen. Notieren Sie sich die Hauptpunkte und arbeiten Sie eventuell passende Formulierungen aus. Geben Sie auch Ihrem Gegenüber Zeit zu Vorbereitung, zum Beispiel in Form einer Selbsteinschätzung.

3. Immer in einem persönlichen Gespräch

Richtiges Feedback gehört in ein persönliches Gespräch, von Angesicht zu Angesicht – oder über ein Online-Gespräch. Weder eine E-Mail noch ein zufälliges Treffen auf dem Flur sind der geeignete Rahmen dafür.

4. Schaffen Sie die richtige Atmosphäre

Schaffen Sie eine informelle und ruhige Atmosphäre und reservieren Sie ausreichend Zeit. Geben Sie negatives, persönliches Feedback nie vor einer Gruppe, sondern nur unter vier Augen.

5. Formulieren Sie sachlich und spezifisch

Beziehen Sie Ihr Feedback auf konkrete Ereignisse, an die sich Ihr Gegenüber erinnern kann. Bleiben Sie nicht im Ungefähren, pauschalisieren Sie nicht. Üben Sie sachliche Kritik: Sprechen Sie über das, was jemand tut oder sagt – nicht über die Person selbst und deren Charakter.

6. Vermeiden Sie Spekulationen

Spekulieren Sie nicht, aus welchen Beweggründen jemand etwas getan oder gesagt hat. Das können Sie einfach nicht wissen.

7. Loben Sie Mitarbeitende

Heben Sie immer auch das Positive hervor; sparen Sie nicht mit ernst gemeintem Lob.

8. Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft

Zwar sollten Sie Fehler offen ansprechen, doch Ihr Hauptziel ist, eine Veränderung herbeizuführen. Bleiben Sie deshalb nicht zu lange bei der Analyse, was schiefgelaufen ist. Beschreiben Sie konkret Ihre Erwartungen, was sich in Zukunft ändern soll. Machen Sie Vorschläge und nennen Sie Beispiele, wie Ihr Gegenüber Ihr Feedback umsetzen kann. Beschreiben Sie die positiven Folgen, wenn jemand die erforderlichen Veränderungen vornimmt.

9. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Sprechen Sie nur wenige Punkte in einem Gespräch an. Muss vieles geklärt werden, teilen Sie das Feedbackgespräch lieber auf mehrere Male auf. Schließlich müssen die Feedback-Empfangenden nicht nur alles aufnehmen, sondern anschließend auch umsetzen können.

10. Vermeiden Sie in jedem Falle Drohungen

Sie können niemanden zwingen, sich zu ändern. Stattdessen sind Sie auf die Einsicht und die Mitarbeit des anderen angewiesen. Drohen Sie deshalb nicht mit möglichen Konsequenzen, auch nicht subtil. Das bringt die Feedback-Empfangenden in die Defensive, doch Sie möchten ja, dass sie aktiv werden.

11. Versichern Sie sich, dass Sie richtig verstanden wurden

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Gegenüber genau versteht, was Sie ausdrücken wollten. Eine Möglichkeit: Bitten Sie darum, dass Ihr Gegenüber am Ende des Gespräch Ihr Feedback und Ihre Erwartungen nochmals in eigenen Worten zusammenfasst.

12. Geben Sie Gelegenheit zum Antworten

Geben Sie den anderen Gelegenheit, zu antworten und ihre Sicht der Dinge zu schildern. Nur dann wird aus einer Kritik ein wertschätzendes Feedback-Gespräch. Außerdem kann Ihre Wahrnehmung auch falsch oder unvollständig sein. Vielleicht gibt es Umstände, die Sie bisher übersehen haben.

13. Begleiten Sie die Mitarbeitenden weiter

Fördern Sie Mitarbeitende aktiv dabei, Ihr Feedback umzusetzen. Bieten Sie Unterstützung an, sprechen Sie regelmäßig darüber. Und vor allem sollten Sie loben, wenn Ihnen Fortschritte auffallen.

Feedback bekommen: Wie verhalte ich mich?

Feedback geben oder nehmen ist beides eine Herausforderung. Und beide Parteien müssen ihren Teil beitragen, damit Feedback Wirkung zeigt. Wie verhalten Sie sich richtig, wenn Sie negatives Feedback bekommen?

Machen Sie sich bewusst, dass Andere Ihnen durch ihr Feedback helfen möchten. Kritisches Feedback zu geben, kann unangenehm sein. Wenn Ihr Gegenüber es trotzdem tut, heißt das, dass ihm oder ihr etwas an Ihnen liegt. Mit dieser Einstellung können Sie Feedback leichter annehmen.

Ganz wichtig ist beim Feedback Nehmen sich an die No-Feedback-auf-Feedback-Regel zu halten. Also kein Feedback auf Feedback geben! Das bedeutet wirklich, dass Sie einfach die Klappe halten. Und zwar sowohl was die Worte angeht, als auch, soweit möglich, was die Mimik, Gestik etc. angeht.

Hören Sie zuerst aufmerksam und geduldig zu. Fangen Sie in keinem Falle an, sich zu verteidigen, alles zu bestreiten oder gar den Feedback-Gebenden selbst anzugreifen. Fragen Sie wertungsfrei nach, wenn Sie etwas nicht richtig verstehen. Fragen Sie nach Vorschlägen, was Sie besser machen könnten.

Seien Sie selbstreflektiert und analysieren Sie die Kritik ehrlich. Überlegen Sie, wie Sie Ihr Verhalten anpassen können. Selbst wenn Sie der Kritik nicht zustimmen, sollten Sie sich fragen, warum Ihr Gegenüber so denkt und fühlt. Bedanken Sie sich zum Schluss für das Feedback und bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie die Offenheit der Anderen schätzen.

Negatives Feedback zu bekommen und auf die eigenen Fehler hingewiesen zu werden, ist nicht angenehm und kann das Selbstbewusstsein ankratzen. Trotzdem, unterdrücken Sie den ersten Impuls – Abwehr – und sehen es als Chance, sich zu verbessern.

Die beste Methode, um Feedback angenehmer zu machen, ist: Bitten Sie andere regelmäßig um Feedback. Fordern Sie es regelrecht ein. Dadurch wird es zu einer alltäglichen Sache und zu etwas, das Sie wollen – nicht etwas, das Sie ungefragt bekommen.

Artikel teilen

Weitere Artikel

Foto Newsletter Anmeldung - Energie durch Entwicklung

SEIEN SIE IMMER BESTENS
INFORMIERT!

Erhalten Sie themenrelevantes Wissen und Impulse aus den Bereichen Organisations- und Teamentwicklung, Führungs- und Unternehmenskultur.